Backoffice Guiden

1 Navigering i Backoffice 

Microdeb Backoffice är en webbaserad tjänst från Microdeb AB som nås via https://backoffice.microdeb.se. Backoffice är strukturerat kring menyalternativen Artiklar, Bokföring, Enheter, Konton, Rapporter och Inställningar. Därtill finns det fyra systemknappar i övre högra hörnet. I denna manual går vi igenom vad alla funktioner gör.  

Skulle du sakna några menyalternativ så beror det antingen på att ditt webbläsarfönster eller skärmupplösning är för litet och alternativen ligger under symbolen ”…”, eller så är du inloggad på en nivå där dessa alternativ ej är tillgängliga (se 1.1 Logga in i Backoffice). 

 

1.1 Logga in i Backoffice

För att kunna logga in på Backoffice så krävs ett konto. Detta betyder att du skriver in din mailadress eller givet användarnamn  varpå du därefter också skriver in det lösenord du har satt eller fått av systemet. Därefter ska du vara inloggad i Backoffice. 

Det första du som administratör behöver göra är att välja om du vill logga in på enterprisenivå, företagsnivå eller enhetsnivå. Beroende på dina rättigheter som administratör kan vissa av dessa alternativ inte vara tillgängliga. Är dina rättigheter begränsade till enbart en enhet så kommer vissa funktioner och rapporter kommer saknas. Du kommer också enbart kunna se data från din eller dina enheter. 

Möjligheten att logga in eller växla till enterprisenivå är enbart tillgängligt för Sysadmins. Var försiktig med justeringar på den här nivån då det kan medföra problem  

I den här manualen kommer vi utgå ifrån en administratör inloggad på företagsnivå. Detta är det förvalda alternativet och är vårt rekommenderade alternativ då det ger tillgång till samtliga data. 

Notera att du kan byta nivå i efterhand inifrån Backoffice. 

 

1.2 Drop down-menyer 

All navigering i Backoffice sker via drop-down menyer.  

2 Artiklar 

Då artiklar ligger på enhetsnivå så återfinns inloggad på företagsnivå i denna meny enbart Artikelfilter. Artiklar hittar du i stället under Enheter / enhet / Artiklar. 

Är du inloggad på enhetsnivå så leder detta alternativ direkt till ovan artikelsida. 

2.1 Artikelfilter 

 

Artikelfilter används enbart till för hur visning av Artikelstatistik ska synas. 

Skapa ett filter genom att använda knappen ”Lägg till ny” sedan sätt ett namn och en beskrivning på filtret.  

När detta är gjort kan du på artikelnivå sedan knyta artikeln mot filtret, se  4.2.1.2 Artiklar och dropdown-listan under rubriken ”Artikelfilter”. 

Sen kan du använda detta filtret för att få ut specifika artiklar i din rapport. 

 

 

 

3 Bokföring

Under detta menyalternativ har vi samlat Kontoplan, Varugrupper respektive Lönearter.  

 

 

3.1 Kontoplan 

Kontoplan är uppdelad i flikarna Kontoplan respektive Representation. 

 

3.1.1 Kontoplan 

 

 

Kontoplan används för att sätta bokföringskonton på div funktioner i kassan, exempelvis betalmedel eller moms. Varje rubrik är något som finns i kassan och varje rubrik kan knytas mot ett bokföringskonto. Detta brukar för det mesta sättas upp i början av en installation eller senare i samband med ekonomifiler som ska skapas. Anledning till att det finns här är för att du som kund själv kan ändra vid behov.  

3.1.2 Representation 

Vid användning av vår Tjänstebeställningsportal så kan det komma att finnas val för beställaren att välja i steg 2 gällande typ av beställning och dylikt. Här sätter man upp bokföringskonton som ska gälla för respektive konto. Att ha kontohanteringen här betyder att du som administratör kan i realtid ställa in de konton som ska gälla. Detta kommer normalt sättas upp vid behov med hjälp av Microdeb, men om det finns frågor kring detta kontakta Microdeb support.  

 

 

3.2 Varugrupper 

Varugrupper är uppdelad i flikarna Försäljningskonton respektive Varugrupper. 

 

3.2.1 Försäljningskonton 

 
Försäljningskonton behöver skapas för att skapa Varugrupper. Försäljningskonto är där moms sätts för varugrupperna. Dom momssatserna som kan sättas är 0,6,12 & 25%. Det kommer då behövas fler försäljningskonton om det ska finnas mer än ett moms alternativ på varugrupperna. 

 

3.2.2 Varugrupper 

Varugrupper är där moms sätts för alla artiklar som läggs upp i BackOffice. För att ändra moms på en artikel så behöver det först göras en varugrupp med ett försäljningskonto som har rätt momssats.  

Om vi klickar på “Ändra” efter vi har skapat en varugrupp så kan vi även se vad för artiklar som gå mot denna varugrupp, i detta fall så går artikel ‘1004 Lunch’ mot vår varugrupp som heter “Måltider till självkostnadspris”. 

 

 

3.3 Lönearter 

Lönearter samt deras konton sätts normalt upp i samråd med Microdeb kring integrationer och då främst mot ekonomifiler gällande löneavdrag. Som administratör kan du ha full överblick över vilka artiklar som tillhör vilken löneart. Du knyter lönearten mot artikeln under inställningarna på artikeln i en dropdownlista. Löneartsgrupp måste skapas innan anknytning kan göras.  

 

4 Enheter 

I denna meny finner du dina olika enheter. Varje enhet har undermenyn Artiklar, Rabatter och Kassa. Därtill finner du också alternativet Alla enheter.  

 

4.1 Alla enheter 

Klickar du på alla enheter så får du upp mer information om enheterna tex namn & företag. Du får även upp fler alternativ för enheterna som tex rabatter för enheterna och kassa inställningar för dom specifika enheterna. 

 

4.2 Enheter 

Här listas alla de olika enheter. Skulle listan vara större än webbläsarfönstret så kan du använda skrollhjulet på musen för att navigera. Välj något av underalternativen för respektive enhet. Det går även att förstora denna lista genom att öka sidoantal nere till vänster. 

Raderar enheten 

Dubbelklicka ändra ikonen för att redigera namn och de konton som motsvarar enhetens möjliga behov.  

Finns två ställen man kan fylla i bokföringskonton. På enhetsnivå eller på artikelnivå. Dessa sätts normalt upp i samråd med Microdeb kring integrationer och då främst mot ekonomifiler, exempelvis dagrapporter. Du som administratör kommer kunna ha full överblick och kontroll över vad ditt företag använder eller behöver uppdatera.  
Möjliga fält att använda är Kostnadsställe, Ansvar, Verksamhet, Objekt, Aktivitet, Motpart och Balansansvar. 

Hem ikonen tar dig till vald enhets “hemskärm/dashboard”, 
Det gör samma sak som att välja enheten i rullistan. 

Till sidan för artiklar 

Till sidan för rabatter  

Till sidan för kassan 

 

 

4.2.1 Artiklar 

Artiklar är uppdelad i flikarna Artikelgrupper respektive Artiklar. 

 

4.2.1.1 Artikelgrupper 

Artikelgrupper används till att gruppera artiklar, oftast för att kunna sortera efter vissa grupper när man ska ta ut rapporter och statistik i efterhand. Men dom behövs också för att visa artiklar i Microdeb Me. 

Efter att en artikel är skapad så kan man gå in i artikelgrupper, om du här klickar på ändraknappen så dyker detta fönster upp. Klickar du på Artiklar här så kommer det dyka upp en rullgardin med alla artiklar på enheten, klicka då i artiklarna som ska användas för denna artikelgrupp. 

 

 

4.2.1.2 Artiklar 

Klicka på fliken artiklar för att få upp listan av artiklar 

Här finns lite information om artiklarna så som namn, artikelnummer, pris & varugrupp. 
Dessa går alla att söka på uppe i vänstra hörnet om det skulle vara så att det finns många sidor med artiklar eller om man vill hitta en viss artikel. 

För att ändra inställningarna för en enskild artikel eller för att se ytterligare info om artikeln, klicka på den blå texten på artikelnamnet. 

Här ser vi ytterligare information om artikeln, vi kan även ändra infon här om vi skulle vilja det. Artikelnummer är det nummer som används av systemet för att hitta den specifika artikeln, skulle denna ändras så kommer systemet inte hitta artikeln om detta skulle vara satt någon annanstans. 
Moms är blockerat här eftersom det ställs in på varugrupp som vi väljer lite längre ner. 

Pris per alternativet bestämmer hur artikeln betalas, i detta fall styckpris, detta kan vara per kg, per hekto eller per dag. Detta är så att man ska kunna sätta exempelvis ett hekto-pris på godis. Samma sak om man exempelvis hyr ut något och vill kunna hyra ut det per dag. 

Fast pris betyder att det alltid ska vara priset som vi skriver in i pris fältet. Vi kan även ha denna som av om vi vill kunna skriva in egna priser i kassan, det blir då en ”öppen” knapp. 

Negativ artikel betyder att artikeln kan gå in i minus, har artikeln fast pris så kommer det alltid vara negativt pris, detta är om man vill göra en artikel som en returartikel (exempelvis pant). 

Nollpris tillåtet tillåter dig att skriva pris som 0 kr om det tex är en öppen artikel som ska ges ut gratis men som man vill ha statistik på fortfarande. 

Under övrigt så har vi Varugrupp, varugrupp är där vi sätter moms för artikeln. Här väljer du en av varugrupperna som vi har gjort som har rätt moms för vår artikel. 

Vi kan även sätta artikelfilter, löneart och mix & match men varugrupp är det enda tvingade fältet här. Det är här du sätter förskapade rabatter i mix & match. 

Här går det även att sätta aktiveringsdatum för en artikel, om de inte ska användas före ett visst datum. Men även om den bara ska gå att beställa till en viss dag i veckan. Aktiveringsdatum samt leveransdagar hör ihop med Weborder-delen av Backoffice. 

Prislistor är till för alternativa priser vid användning av internkort, detta är om man exempelvis betalar med typen löneavdragskort i en kassa så kan inställning sättas så att man ska betala 10 kr mindre än om man hade betalat med annat betalmedel till exempel kontant eller bankkort. 

Här behöver prislistenummer sättas in som är kopplat mot kortgrupp, t ex löneavdrag mot prislista 1. Även typ, som då sätter, fast pris, rabatt i kr eller rabatt i procent och sedan värdet så tex 55 om man har fast pris & 10 om man har rabatt i kr. 

Produktionstider används i samband med att man har modulen webbeställning aktiverad och här kan man sätta hur långt det tar för X antal artiklar att produceras till Y antal dagar. 

Tar bort artikeln. 

 

4.2.2 Rabatter 

 
Mix & match / rabatter kan läggas till här. Du kan ha följande typer av rabatt; 
 
 

Du kommer behöva namn på rabatten tex ”2-för-1 våfflor (våffeldagen)”. 

Sedan vad för rabatt typ tex ”få en på köpet” med antal 1 (så att vi får 1 artikel på köpet av 2) och sedan vad för artikel/artiklar detta gäller. Efter Mix & matchregel är satt knyter du regeln på artikelnivå under rubriken/rullistan ”Mix match”. 

 

4.2.3 Kassa 

Kassa är uppdelad i flikarna Kassor respektive Kassörer. 

 

4.2.3.1 Kassor 

För att ändra inställningarna för den specifika kassan, klicka på det blå namnet 

”Ta bort” raderar kassan. 

 

4.2.3.2 Kassörer 

Kassörer behövs för att logga in i kassaprogrammet. Det kan skapas nya kassörer här om man vill ha specifika inloggnings ID för personalen på plats, detta låter en se vem som har gjort vad och när folk loggar in och ut i kassan. 

 

 

 

 

5 Konton

I denna meny finner du användarinformation, uppdelade på alternativen Användare, Kunder, Kortgrupper, Kort respektive Koppla kontodimensioner. 

 

 

5.1 Användare 

Användare är uppdelad i flikarna Användare, Administratörer respektive Behörigheter. 

 

5.1.1 Användare 

Här visas alla ”vanliga” användare, detta menar alla användare som inte är systemadministratörer samt ditt eget konto. Det går att söka på förnamn, efternamn & anställningsnummer för att hitta användare i denna lista. 

Denna knapp gå in i ”Ändra/redigera” användaren läge. 

Här finns ytterligare information på användaren, en administratör med kontobehörighet kan även se om användare skulle vara raderad eller blockerad. 

Skickar inbjudan till en användare som är aktiverad via mailadressen som är inlagd på användaren. 

Raderar användaren. 

 

5.1.2 Administratörer 

Under denna flik kan vi hitta alla lokaladmin, som tex enhetschefer som ska ha tillgång till en viss enhet för att ta ut rapporter eller ändra artiklar. 

Enda skillnaden mot för en vanlig användare är behörighetsinställningarna. 

… 

 

5.1.3 Behörigheter 

Här kan du ge tillgång till vissa delar av BackOffice utan att ge tillgång till allting för den användaren, tex om dom bara ska ha tillgång till rapporter men inget annat så kan detta ställas in här. 

 

5.1.4 Praktiska exempel / scenarion 

Här utgår vi ifrån ett par praktiska exempel eller scenarion kring hur man kan behöva hantera användare och behörigheter. I detta fall hur man som systemadministratör ”uppgraderar” en användare till lokaladministratör. 

 

1. Se till så att användaren först själv loggat in på https://backoffice.microdeb.se så att konto har skapats på Microdebs sida. 
   
   
2. Logga själv in på https://backoffice.microdeb.se på Företagsnivå.  
   
   
3. Gå till Konton / Användare. Leta upp användaren i fråga. Notera att du kanske behöver öka antalet användare som visas på sidan, alternativt byta till nästa sida. Hen bör ha rollen ”Användare”.

Klick på ikonen ”Ändra” (papper/penna) till vänster om namnet. Ett nytt fönster öppnas. 

• Klicka i rutan för ”Roller”. Välj ”Lokaladmin” från listan. Denna roll kommer nu läggas till. I samband med detta så visas också ett nytt fält - ”Enhet”. Klicka i detta och välj vilken enhet lokaladministratören tillhör, och klicka på [SPARA]-knappen. 

 
            Om användaren ska ha tillgång till flera enheter så kompletteras de övriga enheterna i                  nästa steg. 
 

 

Gå till fliken Behörigheter. Här syns samtliga lokaladministratörer. Nedan går vi igenom tre olika scenarion – i detta exempel utgår vi ifrån följande användare/rad:  

 
 
 
 

Scenario 1. En användare ska enbart ha tillgång rapporter från en enhet 

För att ändra en ”cell” så dubbelklickar man på den. Då öppnas en drop-down-meny med de olika alternativen. Eftersom användaren enbart ska ha tillgång enstaka enhet så väljer vi Anslutningsnivå = Enhet, specificerar vilken enhet under ”Enhet”. Instrumentpanel gör ingen skillnad i dagsläget, men vi brukar ha denna på Läs då intentionen är att denna ska visa relevant information framöver. Sedan aktiverar vi också tillgången till rapporter genom att ändra den till ”Läs”. Alla ändrade celler ändras till gröna. 

När justeringarna är gjorda så klicka på disketten (spara) nere i högra hörnet. Den lilla notisen (1 i ovanstående bild) betyder att det finns en osparad rad för närvarande. 

 

Scenario 2. En användare ska ha tillgång till två (eller flera, men ej samtliga) enheter 

För att ge en användare full tillgång till flera enheter så gör man först första enheten enligt exemplet ovan. Skillnaden kan vara att vi ger personen fler rättigheter, exempelvis artikelhantering också. När första enheten är inställd kan det se ut likt nedanstående (innan det är sparat). 

Därefter ska vi lägga till nästa enhet. Klicka på        -ikonen uppe i vänstra, varpå en ny blank rad skapas. Klicka i respektive cell (inklusive Admin/namn) och välj nästa enhet och rättigheter precis som tidigare. Slutresultatet kan se ut likt nedan. 

Ska användaren ha tillgång till ytterligare enheter så upprepa detta. Avsluta med att spara. 

 

Scenario 3. En användare ska ha tillgång till samtliga enheter. 

Ska en användare ha tillgång till samtliga enheter så kan man ställa in så användaren har Anslutningsnivå = Företag. Då får hen också tillgång till samtliga enheter under detta företag. Kan se ut likt nedan. 

 

 

 

5.2 Kunder 

Kunder används i största mån när vi ska kunna koppla användare mot olika företag eller avdelningar inom ett företag. För det mesta så kopplas detta mot olika typer av integrationer i form av Import av användare eller export till olika affärssystem. Detta brukar sättas upp av Microdeb och behöver sällan administreras av Er själva. Kontakta Microdebs support för ytterligare frågor kring detta. 

Lägger till en ny rad för en kund. 

Inställningar för kunden. 

Raderar kunden. 

 

 

5.3 Kortgrupper 

Internkort måste tillhöra någon typ av kortgrupp baserat på om det är ett lönekort, ett med pengar laddat gästkort eller om det är ett representationskort. 

5.3.1 Kontodimensioner 

Inställningar av kontodimensionsvärden, för ex representation som ska använda sig av ”Intern”, ”Extern” eller ”Utbildning” som kontotyp.  

Ovan visar de olika kontodimensioner som kan användas. Märk väl att dessa enbart används om Ni som kund använder er av Webordermodul för ex tjänstebeställningar. Här kan man sätta vilka som ska synas och vad namnet på dem ska vara. Detta brukar sättas upp av Microdeb och behöver sällan administreras av Er själva. Kontakta Microdebs supportför ytterligare frågor kring detta. 

5.3.2 Kortgruppsinställning 

Inställningar för kortgruppen 

Inställningar på kortgrupp appliceras för de kort som tillhör den kortgruppen, ex här ovan har vi kort som är löneavdrag. Här kan man ex lägga till prislistenummer som då kommer gälla för de kort som dras i en kassa och får ett annat pris som satts på artikelnivå i 4.2.1.2 Artiklar. 

Man kan även ställa in restriktion såsom ”Ett köp per dag” som begränsar kort att bara kunna användas för en transaktion per dag eller artiklar i artikelgrupper 4.2.1.1 Artikelgrupper som inte får köpas med internkort. Detta brukar sättas upp av Microdeb och behöver sällan administreras av Er själva. Kontakta Microdebs support för ytterligare frågor kring detta. 

 

Raderar kortgruppen. 

5.4 Kort 

Här finns alla internkort för respektive företag som antingen lästs in eller lagts upp manuellt. Det går att söka på kortnummer för att hitta respektive kort. Kort som dyker upp här är tex löneavdragskort och internkort. 

 

För att lägga till ett kort manuellt tryck på ”Lägg till”-knapp i övre högra hörnet. 

Man väljer typ av kort som kan vara ”Löneavdrag”, ”Laddningsbart kort” eller ”Representationskort”. 

Kortnummer är då det nummer som kortet är programmerat med och måste vara unikt.  

För löneavdrag eller representationskort måste man välja en kreditgräns att kunna köpa för. Laddningsbart kort ska i normala fall vara noll.  

Man knyter kortet mot existerande kortgrupp för den typen av kort 5.3 Kortgrupper 

Under säkerhet väljer man en giltighetstid på kortet eller ger den rättighet att aldrig upphöra. Notera att laddningsbara kort oftast förlänger sin giltighetstid automatiskt vid varje laddning.  

 

För att ändra på befintligt kort i kortmenyn. Du kan här ändra på de inställningar som också finns när du skapar nytt kort. 

Genom att klicka på cirkulationssymbolen så kopplar du bort transaktioner och användare knutna mot kortet för ny användning och knytande till annan användare. 

Personsymbol kommer att ta dig till användare knuten mot kortet, se avsnitt 5.1.1 Användare 

 

Raderar kortet. 

 

5.5 Koppla kontodimensioner 

Vill man exempelvis hårdkoppla en specifik kontodimension inom webbeställningar på ett specifikt kort som gäller över den info man väljer så kan man via denna inställning göra så. Man letar upp kort som ska ha inställningen, väljer kontodimension och fyller i värdet, och sedan sparar. 

 

6 Rapporter 

I fliken rapporter hittar vi alla rapporter som går att ta ut från systemet, dom viktigaste för Me användare är dom som ligger under mina rapporter som innehåller Microdeb Me i namnet. 

För att ta ut dessa rapporter behöver man klicka på denna ikon på vänster sida av rapporten. 

 

Välj då period som ska tas ut genom antingen välja datumen eller någon av dom förinställda knapparna. 
 
Dessa rapporter går att exportera som olika format efter att relevant data har tagits fram. 
 

 

6.1 Autorapporter 

Det går även att schemalägga dessa rapporter via denna knapp under ”Mina rapporter”.  

Skapa sedan ett nytt schema via denna knapp.  

 

Fyll sedan i Namn på rapportutskicket, e-post, frekvens på utskick och vilken period den ska skicka. OBS klicka enter efter e-post fylls i för att välja den e-posten. 

Klicka sedan på Sparaknappen för att göra klart autoutskicket   

När en autorapport är uppsatt så kommer ikonen på den rapporten få en tjockare ikon som visar att denna rapport har ett automatiskt utskick. 

 

 

6.2 Systemrapporter 

Samtliga systemrapporter kan exporteras till PDF-format. 

6.2.1 Registrerade kort 

För utsökningar baserade på alla kort som finns i systemet. 

6.2.2 Kontrollistor 

E-journal, kontrollista från kassan. Man väljer enhet, kassa samt mellan vilka datum man vill se kontrollistan. OBS! Endast en kassa kan kontrolleras åt gången. 

När väl kontrollistan laddats in så kan man söka i text, markera, eller skriva ut specifika delar. Du kan även exportera framtagen kontrollista till txt-format. Varje kvitto eller händelse i kassan är uppdelat med likamedstecken i en rad (==========). 

6.2.3 Prislistor 

Enklare visning av artikellista. Ligger kvar men har ersatts av ”Komplett artikellista” under ”Mina Rapporter”. Har ej sortering på enhetsnivå, bara på namn, artikelnummer, varugrupp eller försäljningspris. 

 

6.2.4 Timrapport 

Möjlighet att ta ut antal transaktioner mellan hela timmar för specifik enhet och kassa för vald period. Exporterbar till PDF. 

6.2.5 Dagrapport 

Möjlighet att ta ut gjorda dagrapporter för valda enheter och kassor för period man väljer. Kommer visa varje dagrapport per dag och kassa för att sedan summera per enhet och för alla enheter och kassor för vald period. Exporterbar till PDF. 

 

6.2.6 Kortvärdesrapport 

Möjlighet att ta ut hur mkt kortvärde som ligger på den typ av kort man väljer. Brukar för det mesta användas för laddningsbara kort och utgående kortskuld vid uttagstillfället i slutet av månaden. Kan sorteras på namn, kortnummer, anstnr eller kundkoppling. Du har också möjlighet att ta ut kortvärde även på de andra korttyperna som är Löneavdrag eller Representation. 

6.2.7 Artikelstatistik 

Möjlighet att ta ut artikelstatistik för specifik kassa eller alla kassor under en enhet. 

6.2.8 Exportlista med förmånslunch 

Ej aktuell rapport.  

 

6.2.9 Korttransaktionshistorik 

Möjlighet att få fram kontoutdrag på ett specifikt kort för att se historik av transaktioner.  

6.2.10 Underlag för löneavdrag 

Möjlighet att ta ut underlag i excelform baserat på vald kund, enhet och period. Exceldokumentet innehåller sedan tre flikar, Summering per kund, summering per anställd, samt komplett artikelförsäljning per enhet och person. Denna rapport används om man har någon form av lönekortsintegration via Microdeb. 

Finns även under ”Mina Rapporter” som separata underlag att kunna ta ut eller få mailet på schedulerad tid. 

 

 

6.2.11 Följesedel 

Möjlighet att ta ut ordrar som är lagda för vald period. Detta är ett komplement till om man har Tjänstebeställning som modul.  

 

6.2.12 Mina Rapporter 

Dessa rapporter är något som kan scheduleras att mailas ut och kan exporteras till olika format. Det finns ett antal fördefinerade rapporter som är generella.  

Möjlighet finns om behov uppstår att skapa för Era egna behov specifika rapporter. För detta behöver ni kontakta Microdebs support för ytterligare information. 

 

Genom att klicka på klocksymbol kan man också schemalägga rapporten. 

Klicka sedan på ”nytt blad”-ikonen för att sätta upp schemaläggning och mailadress. 

7 Inställningar 

I denna meny finner du olika inställningar, uppdelade på alternativen Företagsinställningar, Köksskrivare, Kassainställningar respektive Microdeb Me. 

 

7.1 Företagsinställningar 

Alla företagsinställningar brukar sättas upp vid kundinstallation och behöver därefter inte ändras om inte kund ändrar något som kan påverka setup, ex namn eller organisationsnummer. Kontakta Microdebs support om något här ska ändras. 

7.2 Köksskrivare 

Köksskrivare är oftast frikopplade skrivare med annat kvittopapper än normala kvittoskrivare. Dessa brukar stå ute i köken där beställningar kan behövas tas emot. Här finns möjlighet att benämna om köksskrivarnas namn. Du kopplar köksskrivare på artikelnivå samt ytterligare kassainställningar. Vid behov av köksskrivare eller inställningsfrågor kontakta Microdeb support. 

 

7.3 Kassainställningar 

Välj enhet & kassa detta gäller. 

För att komma åt de separata inställningarna, klicka på plustecknet för att utvidga. 

 
Många av dessa inställningar har 3st kolumner med samma information eftersom det är uppdelat på Företag, enhet och kassa nivå. Då kolumner längst åt höger tar prio, så har du olika inställningar på samma kolumn så kommer den på höger vara det som sätts. Men har du bara inställningar på vänster så kommer det gälla för alla kolumner höger om den, så inställningar som görs på Företagsnivå (längs åt vänster) kommer gälla för alla kolumner höger om den kolumnen om det inte står något annat i någon av kolumnerna höger om det fältet.  
 

Alla inställningar sätts upp vid installation och bör ej ändras utan att kontakta Microdebs support då detta kan påverka drift. 

 

Artiklar	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Automatisk Artikel
Automatisk artikel per kortgrupp
Enhet X
Enhet Y
Enhet Z
Position automatiskt antal
Position flerdimentionsartiklar
Varningsfärger
Öppna Artiklar

 

 

Behörigheter	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Lösen Inställningar
Lösen Kassörredovisning
Lösen Knappinställningar
Lösen Kontrollista
Lösen Kreditering
Lösen Layouteditering
Lösen Redovisning
Lösen Returer
Lösen Start
Lösen Statestikrapporter
Lösen X-rapport
Lösen Z-rapport

 

 

Betalmedel	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Betalmedel avrundning
Betalmedel kassörredovisning
Betalmedel lådöppning
Betalmedel med avrundning ex moms
Betalmedel singeringskvitto
Minsta myntvalör
Redovisning vid fakturering
Varugruppsnummer för redovisning vid fakturering
Växeluträkning valfritt betalmedel

 

 

Bord	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Bekräfta registrering till befintligt bord
Bekräfta ändra bord
Bordshantering
Bordsnummertvång
Dela bord mellan kassörer
Högsta automatiska ordernummer
Köksutskrift när bord/order sparas
Parkering per kassör
Registerna antal gäster
Registerna bordreferens
Saldonota
Tillåt registrering till befintligt bord
Varning öppna bord

 

 

Cashguard	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Anslutningssträng
Betalmedelskod
Initieringssträng
Provider

 

 

Externkortsystem	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Acceptera automatiskt signeringskvitto
Aktivera externkort
Betalmedelskoder
’Close batch’ vid avläsning
Floorlimit
Id-kontroll
Id-kontroll belopp
Manuell inmatning bankkortsnummer
Maxlängd kortnummer
Minsta kortnummerslängd
Provider
Server
Sökväg på servern
Terminalrapport vid avläsning
Tillåt bankkort offline
Tillåt manuell inmatning

 

 

Företag	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Bakgrundsbild
Bakgrundsbild knappar
Bildlogotyp kvittofot
Bildlogotyp kvittohuvud
Bildlogotyp värdekupongens fot
Bildlogotyp värdekupongens huvud
Kassör måste vara instämplad
Registera personal
Text kvitto fot
Text kvitto huvud
Text värdekupong fot
Text värdekupong huvud
Texter kortladdning

 

 

Internkortsystem	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Affärsområde
Aktivera internkort
Alternativa sökindex internkort
Antal dagar kort gäller efter laddning
Antal gäster måste fyllas i
Bekräfta kortbetalning
Endast siffror i kortnummer
Företagsnamn på kvittot
Företagstillhörighet nya kort
Kassörlös kassa
Kontoutdrag på saldokontroll
Kortmaskningsprofil
Kortnummer administration
Kortnummer på kvitto
Kortnummer Z-avläsning
Kortpris kräver full betalning
Korttyp 4 ej tillåten
Krypterade kortnummer
Ladda Endast registrerande kort
Laddningsterminal
Lås kort efter köp
Max laddvärde
Max tillåten längd kostnadsställe
Max tillåten längd objekt
Max tillåten längd projekt
Mat tillåten längd verksamhet
Max tillåtna längd antal gäster
Maxlängd kortnummer
Minsta tillåtna längd kostnadställe
Minsta tillåtna längd objekt
Minsta tillåtna längd projekt
Minsta tillåtna längd verksamhet
Momsfri prislista
Namn på kvitto
Port seriell kortläsare
Prefix oregistrerade kort
Rapportera avbrutet köp
Rubrik ’Antal gäster’
Rubrik ’Avdelning’
Rubrik ’Företag’
Rubrik ’Kostnadställe’
Rubrik ’Objekt’
Rubrik ’Projekt’
Server
Skriv saldo korttyp 5
Specificera ny kortgrupp
Tillåt flera internkort
Tillåtna prefix för nya kort
Tillåtna tecken antal gäster
Tillåtna tecken objekt
Tillåtna tecken projekt
Tillåtna tecken verksamhet
Tillåtna tecken Verksamhet
Typ av seriell kortläsare (ex HCR360)
Undantag från ett köp per dag
Visa exporterade vid saldokontroll
Visa namn efter köp
Visa namn på kunddisplay
Välj dublettkort enligt systemid
Ändra förifyllda proj/obj/verksamh

 

 

Kassafakurering – ANVÄNDS EJ	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Alltid ref vid samlad fakurering
Bekräfta kreditering
Bekräfta val av kund
Beskrivning av fakturatyper
Betalmedel för kassafakturering (0=ej aktiv)
Debetorderreferens
Fakturareferens 1
Fakturareferens 2
Fråga kreditera alla
Kreditera endast tidigare fakturerat
Maxlängd fakturareferens
Namn externt system
Namn internt system
Radtext faktura
SQL-anslutning exporthistiorik
Sökväg kassafakturering
Tillåt samlad fakturering

 

 

Kassainställningar	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Automatisk utloggning
Bekräfta makulering
Bekräfta tillgodokvitto
Beloppskontroll flytta betalmedel
Blackboard
DLL-sökväg
Inga skärmtangentbord
Intervall keep-alive
Kassan behåller tangentfokus
Kassanamn
Kassörtitel
Kombinera flera procentrabatter
Loggfil till server
Lokalitet
Lösen krävs för returer
Makrotangenter skärmtangentbord
Max överbetalning alla betalmedel
Max överbetalning per betalmedel
Paus vid registrerat
Registrering växelkassa
Rensa skärm automatiskt efter köp av gäst
Rubriker returtyper
Systemidentifikation ("uppdragsnummer")
Sälj med öppen låda
Tangentbordsbuffring
Tillåt flera kvittokopior
Tillåt flytta betalmedel
Tillåt kombinerade returkvitton
Tillåt kvittokopia
Tillåt ändra artikelnummer
Timeout för meddelanderutor
Timeout vid registrering
Titel "Kassörkod"
Uppdatera layout efter avläsning
Utbetalning valfritt betalmedel
Utökad loggning
Visa meddelande att kvitto skrivs ut
Visa meny vid högerklick
Välj returorsak
Återgå till huvudlayout

 

 

Kontrollenhet	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Betalmedel faktura
Organisationsnummer
Port
Utskrift kontrollkod

 

 

Meddelande	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Köksmeddelanden
Manuella köksmeddelanden

 

 

Offline	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Kortaddning offline
Korttyper offline

 

 

PIN-pad	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Aktivera PED
Autosvar dragna chipkort
Dubbla PED
Läs internkort i PED
PED-reset
Signeringskvitto
Språkkod PED
Tillåt signaturköp

 

 

Pris	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Hantera prislista som rabatt
Happy hour prislista
Happy hour tider
Maxpris
Moms
Tillåt nollpris

 

 

PTM Kupong – ANVÄNDS EJ	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Antal dagar PTM Kupong gäller
Beloppsgränser PTM Kupong
Bildlogotyp PTM Kupong fot
Bildlogotyp PTM Kupong huvud
Texter PTM Kupong fot
Texter PTM Kupong huvud

 

PTM Web – ANVÄNDS EJ	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Automatiskt ordernummer
Hämta automatisk dagensorder
PTM Web Sessions id
PTM Web URL
Timeout låsta order via PTM Web

 

 

Rapporter och statistik	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Använd lokal klocka
Arkiveringskataloger
Avrunda
Datumformat
Export dagrapporter
Export transaktioner
Förhandsgranska rapporter på skärmen
Försäljningsstatistik
Försäljningsstatistik per artikel
Gästnota
Intervall timrapport
Kassastatistik
Kassörredovisning krävs
Kassörstatistik
Klockslag avläsning
Kontroll av transaktionen via plugin
Lokala journal kopior
Maxbelopp i kassörredovisning
Nollställ statistik vid Z-avsläsning
Plocklista
Signeringsrader returkvitton
Skriv ut Z-rapport
Splitta kopplade artiklar
System kassörer
Tillgodokvitton
Tillåt flera Z-avläsningar
Varugrupper ex moms
Värden på Z-rapport

 

 

Redovisning	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Artikel för kassörsdifferens
Beloppskontroll redovisning
Betalmedel ingående behållning
Betalmedel insättning
Intäktskonton
Konto kassadifferens
Redovisningskonto moms
Utgiftskonton

 

 

Skrivare	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Alltid kundkvitton
Anställningsnummer på PTM-kupong
Antal försök köksskrivare
Använd backup köksskrivare
Ask For Receipts
Avaktivera kontroll av pappersmatning
Avaktivera kontroll DSR-signal
Backup köksskrivare
Detaljerade följesedlar
Detaljerade signeringskvitton
Extra rader följesedel
Fritexter kundkvitton
Följesedelskopior
Gruppera artiklar engligt momssats
Gruppera decimalartiklar på kvitto
Hastighet kvittoskrivare
Kassalåda pulstid AV
Kassalåda pulstid PÅ
Kassalåda som öppnas
Kortnummer på PTM-kupong
Kunddisplay kvittoskrivare
Kvittonummer köksskrivare
Köksmeddelanden kundkvitton
Köksskrivare
Lådöppning köksskrivare
Mindre typsnitt kvittoskrivare
Namn på värdekupong/PTM-kupong
Port kvittoskrivare
Portar köksskrivare
Position värdekupong/biljett
Separata värdekuponger
Serieport lådöppning
Skriv datum och tid på kunddisplay
Skriv ej ut 0-pris artiklar på kvitto
Skriv ut underartiklar
Specificera total rabatt
Specifierade kundkvitton
Stort kvittonummer på köksutskrift
Stort typsnitt köksutskrift
Veckodag på värdekupong
Visa meddelande riv av kvitto
Vänstermarginal kvittoskrivare
Väntetid mellan utskriftsförsök
Värdekuponger
Värdekupongsskrivare
Ytterligare kunddisplayer
Öppna låda

 

 

Språk	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Språkkod

 

Valutor	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Valutor
Växel utländsk valuta

 

Vending	Företagsnivå	Enhetsnivå	Kassanivå
Högsta kreditbelopp

 

 

 

7.4 Microdeb Me 

Manualer för Microdeb Me, Microdeb Biz Lt och Microdeb Biz Pro återfinns I separata dokument. 

 

8 Tjänstebeställning 

Om ni som kund använder er av Tjänstebeställning i portalen kommer ni ha en egen meny för detta.  

 

8.1 Beställningar 

… 

 

8.2 Inställningar 

… 

 

8.2.1 Systeminställningar 

… 

 

8.2.2 Leveransområden 

… 

 

8.2.3 Allergier och avvikelser 

… 

 

8.2.4 Stängda dagar 

… 

 

8.3 Listor 

… 

 

9 Systemknappar

I övre högra hörnet finns det fyra knapparna [Byt profil], [Mina inställningar], [Helskärm] och [Logga ut]. 

 

9.1 Byt profil 

Klicka på denna knapp för att växla mellan enterprisenivå, företagsnivå och enhetsnivå. Du kommer att presenteras av motsvarande lista som vid inloggningen, och samma eventuella begränsningar beroende på kontots rättigheter gäller. 

 

9.2 Mina inställningar 

Här kan du ändra ditt lösenord eller uppdatera din personliga information. Notera att detta enbart gäller för använda vars konton ligger sparade på Microdebs molnserver. Loggar man in med SSO eller federerad inloggning så har dessa inställningar har ingen funktion. 
 

9.3 Helskärm 

Klicka på denna knapp för att växla webbläsaren till fullskärm. För att lämna fullskärm så trycker man i regel på ESC-tangenten – med detta kan variera per webbläsare. 

 

9.4 Logga ut 

Loggar ut dig från Backoffice. Skillnaden mot att bara stänga din webbläsare är att det senare håller din session öppen i 20 minuter. Detta betyder att om du inom denna period öppnar Backoffice din webbläsare igen så är du redan inloggad. 

 

9.5 Ändra språk

Strax till vänster om systemknapparna finns språkväljaren. Klicka på flaggan för att växla mellan svenska och engelska.