Hoppa till innehåll
Svenska – Sverige
Kontakta oss
  • Det finns inga förslag eftersom sökfältet är tomt.

Tjänstebeställning - generell guide

En överblick hur man som användare kan lägga en tjänstebeställning.

Skapa order som användare i Microdebs portal

Den här guiden visar, steg för steg, hur du skapar en ny order i Microdebs portal. Den är skriven för slutanvändare och fokuserar på det du måste fylla i – plus några praktiska tips.

---

Översikt

  1. Logga in i Backoffice (https://backoffice.microdeb.se) med dina uppgifter.
  2. Välj Beställning i menyn och skapa ny order.
  3. Fyll i alla stegen för din beställning. Upp till 4 steg plus en summering i slutet.
  4. Kontrollera att allt är rätt på sista summeringssidan innan du sedan skickar order till köket.

 

---

Innan du börjar

  • Behörighet: Du behöver ett konto som har möjligheten att lägga beställningar.
  • Att tänka på. Denna guide visar en generell uppsättning av Tjänstebeställning. Vissa steg kan ha mer eller mindre uppgifter att fylla i baserat på ert företags behov.

 

---

Del 1 – Skapa artikeln i Backoffice

  1. Logga in i portalen.
  2. Klicka på Beställningar i övre menyn.

Bild 1: Skärmbild för steg 2

 

  1. Första sidan kommer visa en kalender där du har översikt av dina lagda ordrar. För att skapa din order klicka på Beställ.
  1. Steg 1 – Beställningsinformation kommer innehålla fält att fylla i som är grundläggande för beställningen och som kan hjälpa köket i sin leverans i form av:
  • Beställningsnamn: Ämnet för beställningen
  • Kort: Det kort som är knutet mot dig som användare för att kunna lägga en beställning.
  • Leveransområde: Kan finnas ett eller flera huvudområden dit beställning ska läggas.
  • Leveransplats: Plats under området. Specificering dit beställning ska lämnas.
  • Leveransdatum: Datum då du vill beställning ska levereras till.
  • Leveranstid: Valbar tidsrymd för när det ska levereras till en plats.
  • Kontaktperson & Telefonnummer: Information om hur köket kan nå dig vid frågor.
  • Antal gäster: Hur många gäster beställning avser vara till.
  • Syfte: Syfte med beställningen, ex avtackning, födelsedag eller annat av ert företag giltiga syften.
  • Deltagare: Deltagare (Gästerna) i beställningen, varje person separeras med kommatecken(,). Vid större mängd gäster bör man ha ett underlag som man kan peka till vid kontroll. Går EJ att ladda upp dokument.
  • Noteringar: Noteringar till köket, ex om olika saker ska beställas till olika tider samma dag eller andra instruktioner till köket.
  1. Klicka på Nästa för att komma till Steg 2.

  1. Steg 2 - Kontodimensioner kommer att innehålla den informationen som behövs inför bokföring av order. Brukar åtminstone minst ha ett fält att fylla i som är Konto, d v s vilken typ av beställning man vill göra, om det är en intern representation eller extern eller andra valbara alternativ. Vidare kan det finnas extra fält såsom kostnadsställe, projektnr eller andra av ert företag önskade tillägg. Har fältet en asterisk (*) vid sig är denna obligatorisk och måste väljas innan man kan gå vidare.

Bild 2 – Skärmbild för steg 6

  1. Klicka på Nästa för att komma till Steg 3.

  1. Steg 3 – Artiklar. Här väljer ni de artiklar som ni vill beställa. Ni väljer från dropdownlistan. Listan är också sökbar och visar de artiklar ni sökt på. Har ni väl valt en artikel försvinner den från listan av artiklar och hamnar i listan över besällda artiklar. Varje artikel läggs alltid upp med antalet 1 som man själv får justera till det antal man vill ha. För att ta bort artikel ur lagda artiklar trycker man på knappen längst till höger för ta bort. Vissa artiklar kan ha leveranstid och då kommer portalen förklara för er när tidigaste leveranstid är för vald artikel. Noteringsfältet från Steg 1 hänger med hit om det är något mer ni behöver informera om.
  2. Klicka på Nästa för att komma till Steg 4.

 

  1. Steg 4 – Allergier och avvikelser. Ibland kan det finnas allergier bland de som ska deltaga. Man väljer artikeln som ska flaggas för allergi, väljer typ av allergi, antingen via fördefinerade allergier eller så fyller man i fritextfältet för saknad allergi. Här väljer man också hur många av den artikeln som ska märkas för vald allergi.

Tryck sedan på knappen + Lägg till avvikelse annars sparas inte ditt val. Fyll i alla allergier/avvikelser som behövs per beställd artikel.

  1. Klicka på Nästa för att komma till sista delen som är Summeringen av ordern.

 

  1. Summering. Sista steget innan order skickas iväg. Här kan du gå igenom allt du fyllt i , och stämmer det inte så kan man alltid klicka på Ändra under den del man vill ändra för att korrigera sin beställning.

Om allt är ok så klickar man på Slutför för att skicka sin order. Här kommer man också kunna skicka en kopia till egen vald mejladress. Tänk på att när beställning läggs kommer köket få beställningen via mejl, men också den som lagt beställningen som en verifiering. Du ska inte behöva fylla i din egen mejladress i det extra fältet. Vill du skicka till fler än en så separerar du varje mejladress med kommatecken (,).

Tips: När artikeln skapats kan det dröja upp till cirka 1 timme innan den synkas till kassan (beroende på ert intervall).

---

Tips & bästa praxis

  • Se till att ha en kort förklarande text i beställningsnamnet, ex ”Avtackning, konferensrum Älgen”. Detta för att förenkla kökets hantering.
  • Använd noteringsfältet för viktig info till köket.
  • En order kan alltid ändras innan deadline och betalslagning, antingen av dig som beställare, annars får köket göra korrigering innan betalslagning.
  • Var noggrann med vad du fyller i, då det oftast är snabbare att göra rätt från början än att du i efterhand ska ändra eller att köket måste ändra.
  • Om du har en återkommande beställning eller beställning som liknar en annan gammal beställning kan du alltid kopiera din gamla beställning, men fylla i tid och datum för nya beställningen och du bibehåller det du tidigare fyllt i.